審計項目的特點與方法

審計機關執行審計業務應建立適當的審計質量控制制度，審計質量的高低的基礎是由審計項目組織與管理的水平決定的。本文結合審計工作實踐，從審計項目的特點、審計組的特點和審計項目的管理三方面談一些自已的淺見，期望對大家有所啟發。
　　一、審計項目的特點
　　項目的概念：項目是一個特殊的將被完成的有限任務，它是在一定時間內，滿足一系列特定目標的多項相關工作的總稱。項目的定義包含三層含義：第一，項目是一項有待完成的任務，且有特定的環境與要求；第二，在一定的組織機構內，利用有限資源（人力、物力、財力等）在規定的時間內完成任務；第三，任務要滿足一定性能、質量、數量、技術指標等要求。
　　項目通常有四項基本特征：項目開發是為了實現一個或一組特定目標；項目受到預算、時間和資源的限制；項目的復雜性和一次性 ；項目是以客戶為中心的 。項目執行過程一般分為四個階段。項目總體設想階段、計劃組織階段、實施階段、項目完成階段。四個階段的工作量中，實施階段的工作量最大。
　　《中華人民共和國國家審計準則》第四十四條規定 “審計機關應當將年度審計項目計劃下達審計項目組織和實施單位執行。年度審計項目計劃一經下達，審計項目組織和實施單位應當確保完成，不得擅自變更”?？梢?，審計項目是在一定時間內，在預算規定的范圍內，為完成審計機關委托的一項預定質量水平的一次性的審計任務。審計項目與項目相比，具有共同的內容，同時審計項目又具其自身特點。
　　每一個審計項目一般都是審計機關事先制定并下達到審計項目實施單位。審計工作方案的審計目標；審計范圍；審計內容和重點；審計工作組織安排；審計工作要求一經制定，審計項目實施單位必須遵守，無權更改。審計組應當按照審計工作方案的要求編制審計實施方案。
　　每一項審計項目具有確定的目標，在規定的審計人力資源、審計時間、審計技術裝備、審計經費等審計資源限制條件下，要求在規定的時段內或規定的時點之前完成并提供某種規定預期要完成的任務和結果。審計目標的確定性允許有一個變動的幅度，也就是可以修改。但一旦項目目標發生實質性變化，將產生一個新的項目。新的項目產生后，再由審計機關決定其是否立項、執行，是否下達到審計項目實施單位。
　　每一項審計項目提供的結果與其他項目類似，然而其時間和地點，內部和外部的環境，自然和社會條件又有別于其他項目，因此審計項目的過程總是獨一無二的（即使是對金融企業的審計項目、外資運用項目也是如此）。每個審計項目都有自身的特點。一次性是審計項目與其他重復性運行或操作工作最大的區別。審計項目有明確的起點和終點，沒有可以完全照搬的先例，也不會有完全相同的復制。審計項目的其他屬性也是從這一主要的特征衍生出來的。項目的一次性屬性決定了審計項目不同于其他事情可以試做，作壞了可以重來；也不同于生產批量產品，合格率達99.99% 是很好的了。審計項目在一定條件下啟動，一旦失敗就永遠失去了重新進行原項目審計的機會。審計項目相對于運作有較大的不確定性和風險。
　　二、審計組的特點
　　審計機關應當在實施項目審計前組成審計組，成立審計組是審計項目能否成功的第一要素。審計組是指為了完成某個特定的任務而把一群不同背景、不同技能和來自不同部門的人組織在一起的組織形式。成立審計組一般包括以下幾個方面：項目背景，目標，領導組，執行組，時間表、內部信息溝通制度與方式等。項目組可分為三種的組織形式。部門控制式、工程隊式和矩陳式。部門控制式適合于小型審計項目，如某專項外資運用審計項目。工程隊的組織形式適用于大型項目和時間要求緊迫的項目。其特點是：根據任務的需要，將各種人才集合在一起進行聯合攻關，任務完成后，審計組基本就可以解散了。審計組人員不固定，其優點是適應性強，機動靈活，容易接受新觀念、新方法。其不足是缺乏穩定性；在規模上有很大的局限性。
　　審計組的建立和目標一般是根據審計工作方案和項目的目標來確定的。就是根據項目的目標、計劃、進度和費用，進行有效的管理審計項目團隊組織。
　　審計組的背景與目標比較容易確定，但是領導組與執行組的成立，則需要根據審計項目情況而定，考慮問題有：
　　第一，項目領導組組長選擇。一般情況下，大項目，都會找一個職位高、權力重的人擔當組長，但是，這樣的人一般事情比較多，外地出差時間長，很難真正參與到項目運作當中。另一方面，也只需要他把控一下方向，控制一下節奏。根據《中華人民共和國國家審計準則》第五十四條規定 ：“ 審計機關應當在實施項目審計前組成審計組。審計組由審計組組長和其他成員組成。審計組實行審計組組長負責制。審計組組長由審計機關確定，審計組組長可以根據需要在審計組成員中確定主審，主審應當履行其規定職責和審計組組長委托履行的其他職責”。審計機關可以讓審計組組長進行全面授權，找一個職位稍微低，但是能夠全身參與到項目其中的人擔當協助人，即主審。
　　第二，項目執行組的人員安排，涉及到審計機關幾個部門，就安排幾個部門負責人。參與項目的部門、組織往往有多個，多數為矩陣式組織。審計機關還可以通過聘請外部人員或以合同的方式與其他的社會關系組織到一起，在項目的不同時段、不同程度的介入項目活動?？梢哉f，項目組織沒有嚴格的邊界，是臨時性的開放性的。而且，實際工作中雖然是部門負責人參與審計項目組執行，但實際中，往往是部門負責人安排部門其中一個人去參與其中，所以，安排這個人的工作情況，需及時通報部門負責人，如果不行，則需要及時調整。
　　第三，審計項目組成員在項目的全過程中，其人數，成員，職責是在不斷變化的。某些項目成員是借調來的，項目終結時審計組即解散，人員要歸建。
　　三、審計項目的管理
　　審計組根據某項審計工作方案規定的目的、初始規定的目標，審計組按希望得到的結果來確定各項工作標準。審計組在展開工作以后，最初的一步，就是確定審計組的具體而又明確的目標，并且盡可能地把它們變成可以進行定量評價的標準。在實際執行項目審計時，要根據確立的標準來衡量和評價結果，并在出現偏差時進行必要的修正。審計組的目標是要用最少的人力、物力和資金(即輸入)來得到審計工作方案要求的結果(即輸出)，這就意味著需要對審計組的工作進行不斷的衡量、評價與控制。
　　審計項目管理的主要內容有：范圍管理、時間管理、費用管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理和綜合管理。主要目標：滿足項目的要求與期望；滿足項目利益相關各方不同的要求與期望；滿足項目已經識別的要求和期望；滿足項目尚未識別的要求和期望。
　　審計項目組的目標標準制訂的方法有許多，如：關鍵日期表、甘特圖或線路圖、關鍵路線圖（CPM）、計劃評審技術（PERT）、 工作分解結構（ WBS）方法。在實際應用中，審計組通常采用工作分解結構方法。
　　工作分解結構方法是Work Breakdown Structure的英文縮寫，是項目管理重要的專業術語之一。WBS的基本定義是以可交付成果為導向，對項目要素進行的分組。它歸納和定義了項目的整個工作范圍內，每下降一層代表對項目工作的更詳細的定義。WBS是由3個關鍵元素構成的名詞：工作（work)―可以產生有形結果的工作任務；分解(breakdown)―是一種逐步細分和分類的層級結構；結構(structure)―按照一定的模式組織各部分。根據這些概念，工作分解結構方法有相應的構成因子與其對應：工作分解結構方法是一個描述思路的規劃和設計工具。它幫助項目經理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作。在分解項目時，經驗證明，一個項目最多使用20個層次，多于20層是過度的。對于一些較小的項目4至6層一般就足夠了。工作分解結構中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結構強制做成對稱的。在任意支路，當達到一個層次時，可以作出所要求準確性的估算，就可以停止了。
　　在審計工作中，審計組對審計項目進行工作分解結構，是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯系的結構設計工具。 因而，工作分解結構可展現項目全貌，詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具，它可防止遺漏項目并幫助改進時間、成本和資源估計的準確度，它幫助分析項目的最初風險。它可明確團隊內部人員建立明晰的工作、分工、目標和責任。審計組內創建工作分解結構的過程非常重要，因為在項目分解過程中，審計組長、主審、項目成員和所有參與項目的部門負責人都必須考慮該項目的所有方面。
　　審計組內創建工作分解結構的過程是：1.分析審計工作方案要求；2.召集有關人員，集體討論所有主要項目工作，確定項目工作分解的方式；3.分解項目工作。如果有現成的模板，應該盡量利用；4.勾畫出工作分解結構的層次結構圖。工作分解結構較高層次上的一些工作，可以定義為子項目或子生命周期階段；5.將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預算、分配負責人員或組織單位；6.驗證上述分解的正確性。如果發現較低層次的項沒有必要，則修改組成成分；7.建立一個編號系統；8.隨著其他計劃活動的進行，不斷地對工作分解結構更新或修正，直到覆蓋所有工作。
　　在確定了作為審計組的目標標準以后，執行過程中有必要根據這些目標及能否取得成效輸出，及時對其工作效果作出反饋。審計組長、主審必須持續清晰地了解其進展情況，而且必須對潛在的問題作出迅速的反應。審計機關在審計項目實施過程中也應通過反饋、現場了解情況、跟蹤檢查了解審計組的工作情況，在不改變審計目標的前提下，針對審計組工作中反映出的問題進行控制。
　　審計組長在審計過程中，利用OA與AO要按時交互信息，審計組上傳信息的內容要完整，有關領導要及時批復上傳的數據包。這兩項工作都要在OA和AO系統中留下可供檢查考核的痕跡。以便在適當的時候得到所需的信息和資料。審計組長在各個審計小組反饋的信息基礎上，分析各個審計小組解決和遇到問題的基礎上，把問題分離出來，然后再設法確定問題的原因。分清問題的原因應歸咎為某個個人或整個組織機構，盡快地采取修正行動。
　　審計組工作結束后，審計機關開展審計業務質量檢查，其實質是對審計組完成審計項目情況的檢查。對項目的評價分為項目基本情況、執行規范情況、審計成效情況。這三個方面可細化成多個細項。對審計人員，評價其查出問題的實績、專業能力、工作過程、履行職責、廉政等情況。就審計項目完成情況，對審計項目的業務質量進行評價，其檢查分為定性和定量兩方面。